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关于印发《江苏大学关于举办国际会议和出国(境)参加国际会议的管理办法》
发布日期:2011年6月30日 浏览:3101次 字体大小:【】【】【
全校各单位:
    《江苏大学关于举办国际会议和出国(境)参加国际会议的管理办法》已经校长办公会议讨论通过,现印发给你们,请遵照执行。
 
 
二○一○年一月十九日
 
 
 
主题词参加和举办  国际会议  管理办法  通知        
  江苏大学校长办公室          2010年1月20日印发 
 
 
江苏大学关于举办国际会议和出国(境)
参加国际会议的管理办法
 
第一章  总则
    第一条  为加强我校举办国际会议和出国(境)参加国际会议的管理,规范程序,提高举办国际会议和出国(境)参加国际会议的效益,根据中共中央办公厅、国务院办公厅《关于在华举办国际会议的管理办法》、教育部《关于在华举办国际会议管理办法的实施细则(试行)》和江苏省人民政府的有关文件精神,结合我校实际,制定本管理办法。
 
第二章 举办国际会议
    第二条  申请举办国际会议应具备的条件:
    (一)申请举办国际会议的单位(学科)在会议的学术领域有较强的教学及科研力量,教学、科研水平较高,一般应在国内处于领先地位。
    (二)能够征集到国内外具有较高学术水平的论文,并能够邀请国际及国内的著名学者出席会议。
    (三)得到有关主管部门的同意和支持。
    (四)能够落实会议经费,须提供相应的证明材料,并具备会务及接待工作的能力。
    第三条  申请举办国际会议的程序:
    (一)凡申请举办国际会议,原则上应提前一年由所在学院领导认真研究后填写《江苏大学举办国际会议申请表》(附件一),送国际合作与交流处和宣传部审核后呈报分管校长批准,由国际合作与交流处拟文上报上级主管部门。
    (二)申请报告应包括以下内容:
    1.举办国际会议的必要性以及所具备的条件。
    2.会议的主要议题和组委会的主要成员。
    3.举办会议的时间、地点、规模(中、外学者人数)。
    4.提供拟邀请的国外及港、澳、台地区代表的名单、职务、职称、单位及通信地址。
    5.如会议需要安排专业性质的考察,须写清楚专业考察的范围及地区并说明线路。
    6.会议经费预算及其来源,并附相关证明材料。
    (三)待上级主管部门批准下文后,承办单位方应积极开展各项筹备工作。
    (四)确定正式邀请参加国际会议的海外代表名单后,承办单位应在会前至少2个月填写《江苏大学聘请外籍专业人员审批表》(附件二)报送国际合作与交流处,由国际合作与交流处统一向上级主管部门申办其来华签证事宜。
    第四条  举办国际会议的注意事项:
    (一)确定会议议题、准备会议材料、国内代表发言以及会议期间安排的参观考察活动,均不得违反国家有关保密规定。
    (二)会议所需经费主要由承办单位筹备解决,对申请有江苏大学学术交流基金者,可依据《江苏大学学术交流基金管理办法》予以一定资助,经费使用应符合学校财务制度,会议结束后应及时进行财务决算。
    (三)对国际组织要求在我校举办的学术会议,需区别情况对待:如我国是该组织的成员国,应尽会员国义务,可考虑同意在我校举办;对我国未参加的国际组织要求在我校举办的会议,应认真研究利弊,慎重对待。
    (四)原则上不邀请未建交国家人员出席会议。如有特殊需要,须事先通过国际合作与交流处报上级主管部门审批。
    (五)原则上不邀请外国记者和外国驻华使、领馆人员参加会议,如需要,须专案报批。
    (六)一般不承诺外国代表的会后旅游事宜。如代表提出要求,应与国际合作与交流处商定。
    (七)一切涉外事宜,均应事先与国际合作与交流处沟通,以便及时请示报告,妥善处理。
    第五条  国际会议结束后的总结工作:
    (一)会议结束后,承办单位要认真总结经验,按提纲要求(附件三)在一个月内写出书面总结,送国际合作与交流处,由国际合作与交流处上报上级主管部门。
    (二)承办单位必须将有关会议始末的全套材料(包括会议通知、名册、提交论文、批文及有关会议的录音、录像、照片及会标、会议报道等有保存价值的材料),于一个月内整理完毕,送国际合作与交流处,由国际合作与交流处整理归档。
 
第三章  出国(境)参加国际会议
    第六条  学校依据江苏大学学术交流基金管理办法鼓励全校师生员工参加国际学术会议,以提高学校的整体教学质量和学术研究水平,扩大学校的国际影响。
    第七条  拟参加的国际会议主题应与申请者专业领域紧密相关。学校视情况作出是否同意和资助参加国际会议的决定。
    第八条  出国(境)参加国际会议必须具备良好的外语听说能力,且符合下列条件之一:
    (一)会议的组织(主持)者、报告人。
    (二)署名单位是江苏大学的录用论文作者。
    第九条 出国(境)参加国际会议必须提供以下材料方可申请:
    (一)会议正式邀请函。
    (二)论文被大会录用的证明材料。
    (三)被大会录用的论文原文或主要内容摘要。
    (四)会议通知。
    第十条  参加国际会议至少提前3个月(上级主管部门审批和申请签证的基本要求)向学校国际合作与交流处提出申请。未按期申报,若延误参会,申请者自行负责。
    第十一条  学校国际合作与交流处接受申请后,及时审核,对符合条件的申请报分管校领导审批。
    第十二条  经批准参加国际会议人员的经费开支,必须遵守学校财务管理的有关规定,超出规定部分由有关人员自己承担。学校将依据有关规定对参加高水平国际会议的教师给予资助。
    第十三条  国际合作与交流处负责对参会人员给予必要的出国指导、办理出国手续等。参会人员所在单位负责协助职能部门做好出国人员的管理工作,明确出国参会的目的、任务等内容,加强与参会人员的交流与联系。
    第十四条  参加国际会议的在职人员必须持因公护照,参会回国后一周内必须将护照交国际合作与交流处,集中管理。
    第十五条  学校鼓励教师从校外其它途径获取出国(境)参加国际会议的经费。
    第十六条  参加学术活动返校一月内,应向国际合作与交流处提交参会总结。
    第十七条  参加国际会议的教师回国之后必须按以下要求进行汇报总结和报账,否则不予报销费用:
    (一)上交参加会议所发放的图书、光盘及其它资料到图书馆保存。
    (二)在学院或全校范围内作相关学术报告或通报有关情况。
    第十八条  未经批准,自行决定参加国际会议者,所有费用由参加者自行承担。
    第十九条  前往香港、澳门和台湾地区参加会议和论坛,参照上述办法执行;前往台湾地区参加学术会议和论坛,须提前4个月以上申请。
    第二十条  本办法由国际合作与交流处负责解释。
    第二十一条  本办法自发布之日起施行。